Art. 1 Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme KLAVIA, accessible à l'adresse klavia.ai, éditée par KlavIA SRL, société de droit belge immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BCE 1037.382.633, dont le siège social est établi Bd de Waterloo 34, 1000 Bruxelles, et dont le siège d'exploitation est situé Boulevard de Waterloo 34, 1000 Bruxelles (ci-après « KLAVIA »).

En créant un compte ou en utilisant tout ou partie des services proposés par KLAVIA, l'utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepte sans réserve. Ces CGU constituent un contrat juridiquement contraignant entre l'utilisateur et KlavIA SRL.

Les présentes CGU s'appliquent à tous les profils d'utilisateurs : clients, avocats partenaires et administrateurs. Elles complètent, sans les remplacer, les conditions particulières applicables aux abonnements avocats et aux services payants.

Art. 2 Définitions

Aux fins des présentes CGU, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-après :

• « KLAVIA » désigne KlavIA SRL, société éditrice de la plateforme.
• « Plateforme » désigne le site web klavia.ai, ses sous-domaines, interfaces et applications associées.
• « Utilisateur » désigne toute personne physique ou morale disposant d'un compte sur la Plateforme, quelle que soit sa qualité (client, avocat, professionnel, administrateur).
• « Client » désigne tout Utilisateur non-professionnel du droit utilisant les services de la Plateforme pour ses besoins personnels ou professionnels.
• « Avocat » ou « Avocat partenaire » désigne tout professionnel du droit inscrit au barreau belge et disposant d'un compte avocat sur la Plateforme.
• « Professionnel » désigne tout Utilisateur non-avocat inscrit sur la Marketplace Pro KLAVIA (experts-comptables, notaires, médiateurs, conseillers en entreprise, etc.) et disposant d'un compte de rôle « pro ».
• « Assistant IA » désigne l'outil d'intelligence artificielle intégré à la Plateforme, reposant sur le modèle Claude d'Anthropic.
• « Consultation » désigne un rendez-vous réservé entre un Client et un Avocat via la Plateforme (vidéo, audio ou cabinet).
• « Dossier » désigne l'espace de gestion documentaire et de suivi d'un litige ou d'une démarche juridique sur la Plateforme.
• « Abonnement » désigne le contrat d'accès souscrit par un Avocat pour utiliser les fonctionnalités professionnelles de la Plateforme.
• « Contenu » désigne tout texte, document, message ou donnée déposé ou généré sur la Plateforme.
• « Pro Deo » désigne le service d'aide juridique gratuite ou à tarif réduit proposé aux Clients éligibles.

Art. 3 Accès et inscription

3.1 Conditions d'accès

L'accès à la Plateforme est ouvert à toute personne physique majeure (18 ans ou plus) ou à toute personne morale dûment représentée. L'utilisation de la Plateforme est réservée aux personnes ayant la capacité juridique de contracter.

Certains services, notamment l'annuaire des avocats et les pages d'information, sont accessibles sans inscription. L'accès aux fonctionnalités complètes (messagerie, réservation, dossiers, assistant IA) requiert la création d'un compte.

3.2 Création de compte

L'inscription s'effectue via le formulaire disponible sur la Plateforme. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour. Toute fausse déclaration peut entraîner la suspension ou la suppression du compte.

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et s'engage à ne pas les communiquer à des tiers. En cas de compromission de son compte, il doit en informer KLAVIA sans délai à l'adresse contact@klavis.be.

3.3 Compte avocat

L'inscription en qualité d'avocat est soumise à validation par KLAVIA. L'avocat doit justifier de son inscription au barreau belge et accepter les conditions particulières applicables aux comptes professionnels. KLAVIA se réserve le droit de refuser ou de révoquer tout compte ne satisfaisant pas à ces exigences.

3.5 Compte Professionnel (Marketplace Pro)

L'inscription en qualité de Professionnel (rôle « pro ») permet d'accéder à la Marketplace Pro KLAVIA, un espace dédié aux professionnels non-avocats souhaitant se référencer auprès des clients KLAVIA. L'accès est conditionné à :

• La fourniture d'informations professionnelles exactes (catégorie, qualifications, coordonnées) ;
• L'acceptation des présentes CGU ainsi que des conditions particulières de la Marketplace Pro ;
• La validation par KLAVIA, qui se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute inscription sans avoir à en justifier les motifs.

Le Professionnel peut configurer la visibilité de son profil : « public » (référencé dans la Marketplace et dans les résultats de recherche) ou « lien uniquement » (accessible uniquement via une URL directe, non indexé dans la Marketplace). Ce paramètre peut être modifié à tout moment depuis le tableau de bord.

3.4 Type de compte client : particulier et société

Lors de leur inscription, les Clients personnes physiques choisissent entre deux types de compte : Particulier ou Société / Entreprise. Ce choix détermine les obligations KYC applicables et les fonctionnalités disponibles.

• Compte Particulier : réservé aux personnes physiques agissant en leur nom propre. Documents KYC requis : pièce d'identité (carte d'identité ou passeport) et justificatif de domicile.
• Compte Société / Entreprise : réservé aux personnes morales (SRL, SA, ASBL, indépendants en personne morale, etc.). Outre les documents d'identité du représentant légal, la déclaration des bénéficiaires effectifs (UBO) est obligatoire conformément à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux. Documents requis : extrait BCE/KBO, statuts sociaux, déclaration UBO, numéro de TVA le cas échéant.

Le représentant légal qui crée un compte Société s'engage à agir en qualité de mandataire habilité de la personne morale et à fournir des informations exactes quant à sa fonction et aux bénéficiaires effectifs. Toute fausse déclaration engage sa responsabilité personnelle.

Art. 4 Description des services

4.1 Consultation juridique IA — Assistant et widget

KLAVIA propose un assistant d'intelligence artificielle reposant sur le modèle Claude développé par Anthropic Inc. (USA). L'assistant est accessible via un interface de chat (conversation multi-tours) et un widget rapide intégré aux pages publiques. Les réponses sont générées en temps réel via une technologie de streaming (Server-Sent Events — SSE), permettant un affichage progressif du premier token en moins de 200 ms. Cet assistant permet aux Utilisateurs d'obtenir des informations juridiques générales sur le droit belge et européen, de rédiger des ébauches de documents et d'explorer des questions de droit.

Transmission à Anthropic : Le contenu de vos questions et messages est transmis à l'API Anthropic Claude pour traitement. Anthropic ne conserve pas ces données de manière permanente après traitement (API commerciale — politique sans entraînement sur les données clients). Ce transfert hors UE est encadré par des CCT conformément à l'Art. 46 RGPD.

4.2 Annuaire, réservation d'avocats et visioconférence

La Plateforme met à disposition un annuaire public d'avocats partenaires accessibles à l'adresse klavia.ai/avocats, consultable selon différents critères (spécialité juridique, langue, localisation, disponibilité). Les Clients peuvent réserver des consultations directement via l'interface de réservation ou via la page personnalisée de l'avocat (klavia.ai/rdv/[nom-prenom]), sans nécessité de créer un compte préalable pour les réservations en tant qu'invité.

La réservation entraîne le débit de 7,99 € HT + TVA belge à 21 % = 9,67 € TTC de frais de plateforme, payés par le Client via Stripe (carte bancaire ou Bancontact). Les honoraires de l'avocat sont convenus directement entre le Client et l'Avocat.

Visioconférence : les consultations en vidéo se déroulent via Jitsi Meet (logiciel open source). Un lien de réunion unique et sécurisé est généré automatiquement pour chaque consultation. Un fichier iCalendar (.ics) est fourni à la confirmation. Des rappels automatiques sont envoyés par courriel avant la consultation. KLAVIA ne stocke pas les enregistrements des appels vidéo.

4.3 Messagerie interne sécurisée

La Plateforme intègre un service de messagerie interne permettant des échanges confidentiels entre Clients et Avocats dans le cadre d'un dossier ouvert. Cette messagerie est strictement limitée aux échanges liés aux dossiers juridiques gérés sur la Plateforme et ne peut être utilisée à des fins commerciales ou publicitaires.

4.4 Gestion de dossiers et notes de séance

Les Utilisateurs disposent d'un espace de gestion de dossiers permettant de centraliser les documents, les échanges et le suivi des démarches juridiques. Les Avocats peuvent rédiger et conserver des notes de séance associées à chaque dossier. L'accès aux dossiers est strictement contrôlé et limité aux parties concernées.

4.5 Documents IA — Génération de documents juridiques

Le service Documents IA est un outil de génération automatique de documents juridiques assisté par intelligence artificielle (modèle Claude/Anthropic). Il permet de créer des contrats, lettres et actes types personnalisés.

• Plan Gratuit : 2 documents générés par mois, modèles standard.
• Plan Pro (19 € TTC/mois ou 182 € TTC/an) : documents illimités, tous les modèles, personnalisation avancée, téléchargement PDF/DOCX, signature électronique.

Ces documents sont fournis à titre indicatif et doivent être revûs par un avocat avant toute utilisation dans un contexte juridique contraignant. KLAVIA ne garantit pas leur conformité à une situation juridique spécifique.

La Plateforme permet également l'apposition d'une signature électronique simple (eIDAS) sur les documents générés. L'Utilisateur reconnaît que la valeur probatoire de cette signature dépend des exigences légales propres à chaque acte juridique.

4.5bis Classeur IA — Analyse et classification de documents

Le service Classeur IA permet à l'Utilisateur de télécharger des documents juridiques (PDF, Word, images) afin qu'ils soient analysés, classifiés et synthétisés par l'intelligence artificielle Claude/Anthropic.

• Plan Gratuit : 5 analyses par mois, 2 résultats complets téléchargeables, stockage 50 Mo.
• Plan Pro (14 € TTC/mois ou 134 € TTC/an) : analyses illimitées, tous les résultats accessibles, stockage étendu, export et classification avancée.

4.6 Recouvrement de créances

Le module Recouvrement offre un service d'assistance au recouvrement de créances opéré en partenariat avec Me Charles Épée, Cabinet Lexlau, inscrit au Barreau de Belgique.

• Gratuit : création de dossiers, relances automatiques illimitées par courriel.
• Mise en demeure formelle : 150 € HTVA + 20 % success fee sur le montant récupéré.
• Mise en demeure + Projet de citation : 250 € HTVA + 15 % success fee.
• Procédure judiciaire : 250 € HTVA + frais de citation (charge du client) + 15 % success fee.

4.7 Stockage et gestion de documents

La Plateforme propose un espace de stockage sécurisé permettant aux Utilisateurs de télécharger, organiser et consulter leurs documents par dossier. L'accès aux documents est strictement limité aux parties du dossier concerné (client et avocat référent). Les documents sont hébergés sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

4.8 Notifications en temps réel

La Plateforme envoie des notifications en temps réel aux Utilisateurs pour les informer des événements liés à leurs dossiers : nouveaux messages, rappels de consultation, mise à jour de dossier, paiements reçus. Ces notifications sont générées par la Plateforme et transmises au navigateur de l'Utilisateur. Elles peuvent être désactivées dans les paramètres du compte.

4.9 Système multilingue

La Plateforme est disponible en trois langues : français, néerlandais et anglais. La langue par défaut est déterminée par les préférences de l'Utilisateur enregistrées dans son compte. KLAVIA s'efforce d'assurer la cohérence et la fidélité des traductions, mais en cas de divergence, la version française fait foi pour les documents juridiques.

4.9bis Caisse professionnelle

Le module Caisse professionnelle permet aux Avocats utilisateurs de la Plateforme de suivre leurs flux financiers : revenus d'honoraires, dépenses professionnelles, projections de trésorerie et statistiques comptables.

• Opérations financières : enregistrement de revenus et dépenses, avec catégorisation, référence de dossier facultative et statut comptable.
• Extraction IA : les Avocats peuvent saisir leurs opérations en langage naturel ou télécharger une photo de facture/reçu. Le contenu est envoyé à l'API Anthropic Claude pour extraction structurée.
• Export CSV : l'Avocat peut exporter ses opérations à tout moment en format CSV compatible avec les logiciels comptables belges.

4.10 Module Pro Deo (aide juridique gratuite)

KLAVIA propose un module Pro Deo permettant aux Clients remplissant les conditions d'éligibilité légales d'accéder à une aide juridique gratuite ou à tarif réduit, conformément à la législation belge en matière d'accès à la justice (loi du 23 novembre 1998 relative à l'aide juridique). L'éligibilité est vérifiée sur la base des informations fournies par l'Utilisateur, sous sa responsabilité exclusive.

4.11 Page de réservation directe personnalisée (RDV)

Chaque avocat partenaire dispose d'une page de réservation directe accessible via l'URL personnalisée klavia.ai/rdv/[nom-prenom]. Cette page permet à tout visiteur de réserver une consultation sans nécessiter de création de compte préalable, de choisir un type de consultation, un créneau horaire et de payer les frais de plateforme directement via Stripe. Un fichier iCalendar (.ics) est généré automatiquement à l'issue de la réservation.

L'avocat conserve la maîtrise totale de ses disponibilités et des types de consultation qu'il propose. KLAVIA ne garantit pas la disponibilité en temps réel des créneaux, qui peut évoluer entre la consultation de la page et la finalisation de la réservation.

4.12 Vérification KYC et déclaration UBO

Dans le cadre de ses obligations légales de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LBC/FT), KLAVIA est soumise à des obligations de connaissance de la clientèle (Know Your Customer — KYC). KLAVIA peut requérir la soumission de documents de vérification d'identité à tout Utilisateur, en particulier lors de transactions dépassant certains seuils ou présentant des caractéristiques atypiques.

Pour les comptes Société, la déclaration des bénéficiaires effectifs (UBO — Ultimate Beneficial Owner) est obligatoire. Tout bénéficiaire effectif détenant directement ou indirectement 25 % ou plus du capital ou des droits de vote, ou exerçant un contrôle effectif sur la société, doit être déclaré via la Plateforme. Cette déclaration est soumise à vérification par KLAVIA et peut être communiquée aux autorités compétentes en cas d'obligation légale.

4.13 Lettre de mission

Le module de lettre de mission permet aux Avocats de générer, personnaliser et envoyer une lettre de mission à leurs Clients, conformément aux exigences déontologiques de l'Ordre des barreaux. Le modèle proposé par KLAVIA est fourni à titre indicatif et n'a pas valeur de consultation juridique. L'Avocat demeure seul responsable du contenu de la lettre de mission qu'il adresse à son Client.

4.14 Catégories juridiques et formulaires d'intake

La Plateforme propose un système de catégorisation juridique permettant au Client de qualifier sa demande avant toute mise en relation avec un avocat. Les principales catégories couvertes incluent :

• Droit de la famille (divorce, garde d'enfants, successions, adoption)
• Droit des sociétés et des entreprises (création, restructuration, litiges entre associés)
• Droit du travail (licenciement, harcèlement, accidents du travail)
• Droit immobilier (baux, vices cachés, copropriété)
• Droit pénal (défense, constitution de partie civile)
• Recouvrement de créances et injonctions de payer
• Droit de la consommation et litiges contractuels
• Droit fiscal et TVA
• Droit administratif et urbanisme

Les formulaires d'intake associés permettent au Client de décrire sa situation de manière structurée. Les informations saisies sont transmises à l'avocat sélectionné afin de préparer la consultation et peuvent être soumises à l'assistant IA pour une première orientation. Ces informations sont couvertes par le secret professionnel dès leur réception par un avocat partenaire.

4.15 Profil public des avocats et annuaire

La Plateforme met à disposition un annuaire public des avocats partenaires accessibles à l'adresse klavia.ai/avocats. Chaque avocat dispose d'un profil personnalisé incluant ses spécialités, ses langues de travail, sa localisation et ses disponibilités. La visibilité du profil est entièrement contrôlée par l'avocat depuis son tableau de bord. La publication du profil est conditionnée à la validation KYC par KLAVIA.

L'avocat accepte que les informations publiées sur son profil public (nom, prénom, photo, spécialités, langues) soient indexées par les moteurs de recherche et accessibles à tout visiteur, conformément aux règles déontologiques de son barreau applicables en matière de publicité.

Art. 5 Rôles et responsabilités

5.1 Utilisateurs clients

Les Clients s'engagent à utiliser la Plateforme de bonne foi et conformément aux présentes CGU. Ils sont seuls responsables des informations qu'ils communiquent et des décisions qu'ils prennent sur la base des services proposés. Les Clients s'abstiennent de toute utilisation frauduleuse, abusive ou contraire à l'ordre public.

5.2 Avocats partenaires

Les Avocats partenaires agissent en qualité de professionnels indépendants. Ils restent soumis aux règles déontologiques de leur barreau et à la législation belge relative à la profession d'avocat. KLAVIA n'est pas le commettant des Avocats et n'intervient pas dans la relation avocat-client, qui demeure régie par les règles professionnelles applicables.

Les Avocats s'engagent à : honorer les consultations réservées ou à les annuler dans les délais prévus, maintenir leurs disponibilités à jour, respecter le secret professionnel et la confidentialité des échanges sur la Plateforme.

5.3 KlavIA SRL

KLAVIA agit en qualité d'intermédiaire technique mettant en relation les Clients et les Avocats partenaires. KLAVIA n'est pas partie à la relation avocat-client et n'exerce aucune activité réglementée d'avocat. KLAVIA s'engage à maintenir la Plateforme disponible et sécurisée, dans les limites prévues à l'article 12.

5.4 Professionnels partenaires (Marketplace Pro)

Les Professionnels inscrits sur la Marketplace Pro agissent en qualité d'indépendants. Ils sont seuls responsables du contenu de leur profil, de leurs qualifications déclarées et des services qu'ils proposent en dehors de la Plateforme. KLAVIA ne valide pas le contenu des prestations des Professionnels et n'est pas partie aux relations entre Professionnels et Clients qui se nouent via la Marketplace.

Les Professionnels s'engagent à : maintenir leur profil à jour, respecter les règles déontologiques applicables à leur profession, ne pas utiliser la Plateforme à des fins contraires à sa destination, et se conformer à toutes les obligations légales applicables à leur activité.

Art. 6 Intelligence Artificielle — Limites et avertissements

La Plateforme intègre le modèle d'intelligence artificielle Claude, développé par Anthropic. KLAVIA utilise cette technologie dans le cadre d'une licence commerciale et en accord avec les conditions d'utilisation d'Anthropic.

L'IA peut produire des réponses inexactes, incomplètes ou inadaptées à la situation particulière de l'Utilisateur. Elle ne dispose pas de la connaissance complète du dossier de l'Utilisateur ni de sa situation personnelle. Toute décision juridique importante doit être prise après consultation d'un avocat.

Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (« EU AI Act »), KLAVIA informe les Utilisateurs qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle. Les interactions avec l'assistant IA peuvent être utilisées à des fins d'amélioration du service, dans le respect du RGPD.

L'Utilisateur s'engage à ne pas utiliser l'assistant IA pour générer des contenus illicites, diffamatoires, contraires à l'ordre public ou portant atteinte aux droits de tiers.

Art. 7 Réservation et annulation de consultations

7.1 Processus de réservation

La réservation d'une consultation s'effectue via l'interface de réservation de la Plateforme. Le Client sélectionne un avocat, choisit un créneau disponible et procède au paiement des frais de plateforme de 9,67 € TTC (7,99 € HT + TVA 21 %) via Stripe. La réservation est confirmée par courriel à réception du paiement.

Les consultations peuvent être réalisées en vidéoconférence via Jitsi Meet (lien généré automatiquement), par audio ou en cabinet selon les modalités proposées par l'avocat.

Transcription automatique (opt-in) : L'avocat peut activer la transcription automatique via l'API Whisper (OpenAI Inc., USA). Cette fonctionnalité ne s'active que sur action explicite de l'avocat. Le client est informé de l'enregistrement en début de séance. La transcription est couverte par le secret professionnel et conservée 12 mois.

7.2 Annulation par le Client

Toute annulation par le Client doit être effectuée au moins 24 heures avant l'heure prévue de la consultation. En cas d'annulation dans ce délai, les frais de plateforme peuvent faire l'objet d'un remboursement selon les modalités en vigueur. Passé ce délai, les frais de plateforme ne sont pas remboursables.

7.3 Annulation par l'Avocat

En cas d'annulation par l'Avocat, le Client est remboursé intégralement des frais de plateforme et dispose de la faculté de réserver un nouveau créneau. KLAVIA ne peut être tenu responsable des annulations imputables aux Avocats.

7.4 Droit de rétractation

Conformément au Code de droit économique belge, le Client bénéficie d'un droit de rétractation de 14 jours calendriers à compter de la conclusion du contrat de réservation. Toutefois, en cochant la case d'acceptation lors de la réservation, le Client reconnaît renoncer expressément à ce droit de rétractation pour les consultations dont la date est antérieure à l'expiration du délai de 14 jours, conformément à l'article VI.53, 9° du Code de droit économique.

Art. 8 Abonnements — Plans et tarifs 2026

Les tarifs détaillés, actualisés et les fonctionnalités incluses dans chaque plan sont consultables sur klavia.ai et dans l'espace abonné. Les tarifs ci-dessous sont ceux en vigueur au 6 avril 2026 et peuvent être mis à jour avec un préavis de 30 jours par courriel.

8.1 Documents IA

• Gratuit : 2 documents/mois, modèles standard.
• Pro — 19 € TTC/mois ou 182 € TTC/an (20 % d'économie) : documents illimités, tous les modèles, signature électronique.

8.2 Classeur IA

• Gratuit : 5 analyses/mois, 2 résultats complets, stockage 50 Mo.
• Pro — 14 € TTC/mois ou 134 € TTC/an : analyses illimitées, tous résultats, stockage étendu.

8.3 Pack Trio (Documents IA + Classeur IA)

• Pro — 27 € TTC/mois ou 259 € TTC/an, avec essai gratuit 30 jours pour les nouveaux utilisateurs.

8.4 Recouvrement

• Gratuit : dossiers et relances automatiques illimités.
• Mise en demeure : 150 € HTVA + 20 % success fee.
• Mise en demeure + Projet de citation : 250 € HTVA + 15 % success fee.
• Procédure judiciaire : 250 € HTVA + frais de citation (charge client) + 15 % success fee.
• Abonnement Starter : 500 € HTVA/mois — 5 dossiers + 15 % success fee.
• Abonnement Business : 1 200 € HTVA/mois — 15 dossiers + 15 % success fee.
• Abonnement Enterprise : 2 500 € HTVA/mois — illimité + 15 % success fee.

Les abonnements sont facturés via Stripe (carte bancaire). Les abonnements TTC incluent la TVA belge de 21 %. KLAVIA se réserve le droit de modifier ses tarifs moyennant un préavis de 30 jours notifié par courriel.

Tout abonnement peut être résilié à tout moment depuis le tableau de bord. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement partiel de la période écoulée n'est accordé, sauf exercice du droit de rétractation légal dans les conditions de l'article 7.4.

Art. 8bis Plans de paiement échelonné et demandes d'engagement

8bis.1 Plans de paiement

Les Avocats partenaires disposant d'un abonnement Essentiel, Premium ou Cabinet peuvent créer des plans de paiement échelonné à destination de leurs Clients. Ces plans permettent d'étaler le règlement des honoraires de l'avocat en plusieurs tranches (de 1 à 12), selon un calendrier convenu entre les parties. Chaque tranche est facturée et prélevée séparément via Stripe à la date d'échéance convenue.

Le Client est informé du plan de paiement par courriel et doit l'accepter avant tout prélèvement. L'acceptation du plan vaut acceptation des présentes CGU et des CGV pour le montant total convenu.

8bis.2 Demandes d'engagement (Engagements)

Le module « Demandes client » permet à l'Avocat d'adresser à un Client une demande d'engagement formelle comprenant : la description de la prestation, le montant total des honoraires HT, le mode de paiement (unique ou échelonné), les documents requis du Client, et le cas échéant les conditions générales d'intervention de l'Avocat en PDF.

Le Client reçoit la demande par courriel et via son espace personnel. Il peut la consulter, signer électroniquement les conditions de l'Avocat et procéder au paiement directement depuis l'interface dédiée. Une fois la demande d'engagement signée et le paiement initié, l'Avocat est notifié et le dossier est automatiquement créé sur la Plateforme.

• La signature électronique de la demande d'engagement constitue un accord contraignant entre le Client et l'Avocat sur la prestation décrite.
• Le Client dispose d'un délai de rétractation de 14 jours sauf renonciation expresse conformément à l'article 7.4.
• KLAVIA conserve une trace horodatée des engagements signés à des fins probatoires, conformément au Règlement eIDAS.

Art. 9 Propriété intellectuelle

La Plateforme KLAVIA, son code source, son design, ses interfaces, ses bases de données, ses algorithmes et l'ensemble des contenus éditoriaux produits par KLAVIA sont la propriété exclusive de KlavIA SRL et sont protégés par le droit d'auteur et le droit des marques belges et européens.

L'Utilisateur se voit octroyer un droit d'utilisation personnel, non exclusif, non transférable et révocable de la Plateforme, limité aux seules fins prévues par les présentes CGU. Toute reproduction, modification, diffusion ou exploitation commerciale des contenus de la Plateforme sans autorisation écrite préalable de KLAVIA est strictement interdite.

Les contenus déposés par les Utilisateurs (documents, messages, notes) restent leur propriété. En les déposant sur la Plateforme, l'Utilisateur concède à KLAVIA une licence limitée, non exclusive, aux fins du fonctionnement du service. KLAVIA ne revendique aucun droit de propriété sur les contenus des Utilisateurs.

9.1 Propriété des sorties générées par l'IA

Les textes, analyses, ébauches de documents juridiques et contrats générés par l'assistant IA à partir des questions ou instructions d'un Utilisateur (ci-après les « Sorties IA ») sont mis à disposition de l'Utilisateur pour son usage personnel ou professionnel. S'agissant de sorties générées par un système d'intelligence artificielle sans intervention créative humaine déterminante, leur qualification au regard du droit d'auteur (loi belge du 22 mai 2005 transposant la directive 2001/29/CE) est incertaine.

Dans ce contexte :

• KLAVIA ne revendique aucun droit de propriété intellectuelle sur les Sorties IA générées à la demande d'un Utilisateur ;
• L'Utilisateur utilise les Sorties IA sous sa propre responsabilité, après vérification par un professionnel du droit si nécessaire ;
• L'Utilisateur s'engage à ne pas présenter les Sorties IA comme des œuvres originales dont il serait l'auteur ou comme des avis juridiques d'un professionnel qualifié ;
• KLAVIA se réserve le droit d'utiliser des données agrégées et anonymisées issues des interactions avec l'IA à des fins d'amélioration du service, dans le respect du RGPD et de l'EU AI Act (Règlement UE 2024/1689).

Art. 9bis Obligations de véracité et comportements interdits

9bis.1 Obligation de véracité

Tout Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, sincères et à jour lors de son inscription et pendant toute la durée de l'utilisation de la Plateforme. Cette obligation de véracité s'étend notamment :

• Aux données d'identification (nom, prénom, qualité, nationalité) ;
• Aux qualifications professionnelles déclarées (pour les avocats et professionnels) ;
• Aux informations relatives aux sociétés et bénéficiaires effectifs (UBO) ;
• Aux documents justificatifs transmis dans le cadre des procédures KYC ;
• Aux informations communiquées à l'assistant IA ou à un avocat dans le cadre d'une consultation.

Toute fausse déclaration engage la responsabilité civile et, le cas échéant, pénale de son auteur.

9bis.2 Comportements strictement interdits

Il est formellement interdit à tout Utilisateur de la Plateforme :

• Usurpation d'identité professionnelle : se présenter comme avocat ou comme membre d'une profession réglementée (notaire, huissier, expert-comptable, etc.) sans en détenir la qualité et les qualifications requises ;
• Faux profils avocats : créer ou maintenir un compte avocat sans être inscrit au barreau belge ou à un barreau étranger reconnu, ou en utilisant les coordonnées d'un tiers ;
• Harcèlement et comportements abusifs : adresser à d'autres Utilisateurs (clients, avocats, professionnels) des messages à caractère harcelant, injurieux, menaçant, discriminatoire ou sexuellement explicite ;
• Utilisation abusive de l'IA : utiliser l'assistant IA pour générer des contenus illicites, diffamatoires, contraires à l'ordre public, ou portant atteinte aux droits de tiers ; pour contourner des systèmes de sécurité ; pour automatiser des actions frauduleuses ; ou pour toute finalité contraire aux présentes CGU ;
• Fraude au paiement : utiliser des coordonnées bancaires frauduleuses, effectuer des rétrofacturations (chargebacks) abusives, ou contester des paiements correspondant à des services effectivement rendus ;
• Blanchiment et activités illicites : utiliser la Plateforme à des fins de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme, d'évasion fiscale ou de toute activité criminelle ;
• Atteinte à l'intégrité de la Plateforme : tenter de désactiver, contourner ou compromettre les mesures de sécurité de la Plateforme ; accéder à des données d'autres utilisateurs sans autorisation ; effectuer des tests d'intrusion ou du scraping non autorisé ;
• Spam et démarchage : utiliser la messagerie interne de la Plateforme à des fins de prospection commerciale non sollicitée, de publicité ou de démarchage ;
• Faux avis et manipulation : publier de faux avis sur des avocats ou professionnels, ou tenter de manipuler le référencement ou la réputation sur la Plateforme.
• Usage malveillant du module Recouvrement : initier des dossiers de recouvrement sur des créances fictives, gonflées ou frauduleuses ; utiliser le module pour harceler ou intimider des débiteurs ; transmettre à l'Avocat partenaire des informations mensongères sur la nature ou le montant d'une créance. Tout abus du module Recouvrement engage la responsabilité civile et pénale de l'Utilisateur au titre de l'escroquerie (Art. 496 Code pénal belge), de l'abus de procédure et du recouvrement abusif.

Tout manquement à ces interdictions peut entraîner la suspension ou la résiliation immédiate du compte (voir Art. 14), sans préjudice de poursuites judiciaires et des obligations de signalement aux autorités compétentes.

Art. 9ter Signalement de contenus illicites — Obligations DSA

Référence : Règlement (UE) 2022/2065 du 19 octobre 2022 relatif à un marché unique des services numériques (Digital Services Act — DSA) — en vigueur depuis le 17 février 2024.

9ter.1 Mécanisme de signalement

Conformément aux obligations imposées par le Digital Services Act (DSA) aux fournisseurs de services intermédiaires, KLAVIA met à disposition de tout Utilisateur ou tiers un mécanisme accessible et facile d'utilisation pour signaler des contenus ou comportements potentiellement illicites présents sur la Plateforme.

Pour signaler un contenu illicite (message de harcèlement, faux profil, contenu diffamatoire, offre de services contraires à la loi, etc.), l'Utilisateur peut :

9ter.2 Traitement des signalements

KLAVIA évalue tout signalement avec diligence, de manière non arbitraire et objective. Pour chaque signalement, KLAVIA informe l'auteur du signalement de la décision prise et des motifs de cette décision. Si un contenu est retiré ou un compte suspendu suite à un signalement, l'Utilisateur concerné en est notifié avec les motifs de la décision et les voies de recours disponibles.

9ter.3 Signalements abusifs

KLAVIA se réserve le droit de suspendre le traitement des signalements provenant d'un Utilisateur qui effectue de manière répétée des signalements manifestement infondés ou abusifs.

9ter.4 Contenus illicites — définition

Sont considérés comme illicites au sens du DSA, les informations qui, en elles-mêmes ou par rapport à une activité (vente de produits ou fourniture de services), ne sont pas conformes au droit de l'Union ou au droit national d'un État membre applicable. Cela inclut notamment :

• Contenus haineux ou discriminatoires (Art. 20 et 21 de la Charte des droits fondamentaux de l'UE) ;
• Diffamation, injures, harcèlement en ligne ;
• Usurpation d'identité ou de qualité professionnelle ;
• Offres de services non autorisés ou relevant de professions réglementées exercées sans qualifications ;
• Contenus portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle.

Art. 9quat Traitement des données judiciaires et données sensibles

Référence : Art. 10 RGPD — Loi belge du 30 juillet 2018 (Art. 10 et 11) — Code de procédure pénale belge.

9quat.1 Nature des données traitées

Dans le cadre de son activité, KLAVIA est amenée à traiter, pour le compte des avocats et de leurs clients, des données relevant de catégories potentiellement sensibles :

• Données relatives à des infractions pénales, des condamnations et des mesures de sûreté au sens de l'article 10 du RGPD (ex. : dossiers pénaux, casiers judiciaires, procédures de faillite ou d'insolvabilité) ;
• Données de santé (au sens de l'Art. 9 RGPD) pouvant apparaître dans des dossiers d'accident du travail, de divorces ou de litiges liés à des incapacités ;
• Données financières sensibles relatives à des procédures de recouvrement ou d'insolvabilité.

9quat.2 Base légale renforcée

Le traitement de données relatives à des infractions pénales ou condamnations (Art. 10 RGPD) est autorisé uniquement dans le cadre de :

• L'exécution des missions des avocats partenaires, soumis au secret professionnel en vertu du Code judiciaire belge (Art. 458 CP et Art. 477 CJ) — dérogation fondée sur l'Art. 10 RGPD lu en combinaison avec l'Art. 9 al. 2 j) et la loi du 30 juillet 2018 ;
• L'obligation légale de KLAVIA en matière de LBC/FT (Art. 6.1.c RGPD) ;
• La constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (Art. 9.2.f RGPD).

9quat.3 Mesures de protection renforcées

Les données judiciaires et les données de santé font l'objet de mesures de protection renforcées :

• Accès strictement limité aux parties du dossier concerné (avocat référent et client) ;
• Chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit ;
• Traçabilité de tous les accès (journaux d'audit) ;
• Interdiction de toute utilisation à des fins d'entraînement de l'IA sans anonymisation préalable et consentement explicite.

L'Utilisateur reconnaît que le partage de données judiciaires ou de santé sur la Plateforme est effectué sous sa responsabilité et sous celle de l'avocat concerné, dans le seul cadre de la relation client-avocat protégée par le secret professionnel.

Art. 10 Données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs est régi par la Charte de protection de la vie privée de KLAVIA, disponible à l'adresse klavia.ai/privacy.

KLAVIA traite des données particulièrement sensibles, notamment des données juridiques, des informations relatives à des litiges, des données de recouvrement (débiteurs, montants, statuts) et, dans certains cas, des données de santé. Ces données bénéficient d'une protection renforcée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

10.1 Traitements IA — Anthropic Claude

Les services Documents IA, Classeur IA et l'assistant juridique reposent sur l'API Anthropic Claude. À ce titre :

• Le contenu des requêtes adressées à l'assistant IA (questions, textes) est transmis à Anthropic Inc. (USA) pour traitement.
• Les documents téléchargés dans le Classeur IA sont envoyés à l'API Anthropic Claude pour analyse. Anthropic ne stocke pas ces documents de manière permanente après traitement, conformément à ses engagements contractuels avec KLAVIA (API commerciale sans entraînement sur les données utilisateurs).
• Les documents restent stockés dans les serveurs KLAVIA (Union européenne — Supabase) pendant la durée de l'abonnement et 1 an après expiration.
• Ce transfert vers Anthropic Inc. est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) conformément à l'Art. 46 RGPD.

10.2 Droits RGPD

L'Utilisateur dispose des droits suivants sur ses données :

• Droit d'accès (Art. 15 RGPD) : obtenir une copie des données vous concernant.
• Droit de rectification (Art. 16 RGPD) : corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement (Art. 17 RGPD) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité (Art. 20 RGPD) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition (Art. 21 RGPD) : s'opposer à certains traitements, notamment à des fins de marketing direct.
• Droit de limitation (Art. 18 RGPD) : limiter le traitement de vos données dans certaines circonstances.

Ces droits peuvent être exercés en contactant KLAVIA à l'adresse contact@klavis.be ou le DPO à admin@klavis.app. KLAVIA s'engage à répondre dans un délai d'un mois (Art. 12 RGPD).

Art. 11 Sécurité

KLAVIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données des Utilisateurs, notamment :

• Chiffrement des communications via protocole HTTPS/TLS ;
• Authentification sécurisée par jetons JWT ;
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (client, avocat, professionnel, administrateur) ;
• Hébergement des données en environnement sécurisé ;
• Sauvegardes régulières des données.

En dépit des mesures mises en place, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des Utilisateurs, KLAVIA s'engage à les notifier conformément aux obligations prévues par le RGPD.

L'Utilisateur est responsable de la sécurité de son terminal et de ses identifiants de connexion. Il s'engage à ne pas partager ses accès et à signaler toute activité suspecte à KLAVIA.

Art. 12 Responsabilité et exclusions

12.1 Responsabilité de KLAVIA

KLAVIA s'engage à fournir ses services avec diligence et conformément aux règles de l'art. Toutefois, la Plateforme est fournie « en l'état » et KLAVIA ne peut garantir l'absence d'interruptions, d'erreurs ou d'indisponibilités temporaires.

La responsabilité de KLAVIA ne peut être engagée qu'en cas de faute grave ou de dol de sa part. En tout état de cause, la responsabilité de KLAVIA est limitée au montant des sommes effectivement perçues par KLAVIA de l'Utilisateur au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

12.2 Exclusions de responsabilité

KLAVIA décline expressément toute responsabilité pour :

• Les décisions prises par l'Utilisateur sur la base des réponses de l'assistant IA ;
• La qualité, l'exactitude ou la pertinence des conseils prodigués par les Avocats partenaires ;
• Les pertes de données imputables à l'Utilisateur ou à des tiers ;
• Les dommages indirects, préjudices économiques ou pertes de chance ;
• Les interruptions de service dues à des maintenances, des cas de force majeure ou des défaillances de tiers (hébergeur, opérateur réseau, Stripe, Jitsi Meet, Anthropic).

12.3 Force majeure

KLAVIA ne peut être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations en cas de survenance d'un événement de force majeure au sens de l'article 5.225 du Code civil belge, notamment en cas de cyberattaque, de défaillance d'un prestataire tiers, de catastrophe naturelle ou de décision administrative.

Art. 13 Modifications des CGU

KLAVIA se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications sont portées à la connaissance des Utilisateurs par tout moyen approprié (notification sur la Plateforme, courriel) au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur, sauf en cas de modification imposée par la loi ou en cas d'urgence.

La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après notification des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU. En cas de désaccord, l'Utilisateur dispose de la faculté de résilier son compte avant la date d'entrée en vigueur des modifications.

Art. 14 Résiliation et suspension de compte

14.1 Résiliation par l'Utilisateur

L'Utilisateur peut supprimer son compte à tout moment via les paramètres de son espace personnel ou en contactant KLAVIA à l'adresse contact@klavis.be. La suppression du compte entraîne la perte d'accès à l'ensemble des services et données associées, dans les conditions prévues par la Charte vie privée. Les données sont conservées conformément aux durées légales applicables (voir privacy.html).

14.2 Suspension temporaire de compte par KLAVIA

KLAVIA peut suspendre l'accès d'un Utilisateur à la Plateforme à titre temporaire dans les cas suivants :

• Suspicion de violation des présentes CGU ou des comportements interdits listés à l'article 9bis ;
• Signalement reçu en vertu de l'article 9ter (DSA) faisant l'objet d'une enquête ;
• Demande d'information complémentaire KYC/LBC en attente de réponse ;
• Echec de paiement d'un abonnement ou de sommes dues, après notification ;
• Mesure conservatoire ordonnée par une autorité judiciaire ou administrative.

La suspension temporaire est d'une durée maximale de 30 jours, renouvelable en cas d'enquête en cours. L'Utilisateur est notifié de la suspension par courriel, avec indication des motifs et de la durée estimée.

14.3 Résiliation (bannissement) par KLAVIA

KLAVIA se réserve le droit de résilier définitivement le compte d'un Utilisateur en cas de :

• Violation grave ou répétée des présentes CGU ou des comportements interdits (Art. 9bis) ;
• Usurpation d'identité professionnelle d'avocat confirmée ;
• Fraude au paiement ou rétrofacturation abusive confirmée ;
• Condamnation judiciaire définitive pour des faits liés à l'utilisation de la Plateforme ;
• Décision judiciaire ou administrative ordonnant la clôture du compte ;
• Utilisation de la Plateforme à des fins de blanchiment, financement du terrorisme ou autre activité criminelle.

La résiliation définitive est notifiée par courriel à l'adresse enregistrée, avec indication des motifs. En cas de résiliation pour faute grave de l'Utilisateur, aucun remboursement des sommes déjà versées n'est dû, sauf disposition légale contraire.

14.4 Voies de recours

Tout Utilisateur dont le compte a été suspendu ou résilié dispose des voies de recours suivantes :

• Recours interne : adresser une demande de réexamen motivée à contact@klavis.be dans un délai de 15 jours suivant la notification. KLAVIA répond dans un délai de 15 jours ouvrables.
• Médiation consommateur (B2C) : en cas d'échec du recours interne, le consommateur peut saisir le Service de Médiation pour le Consommateur (mediationconsommateur.be).
• Recours judiciaire : tout Utilisateur peut saisir les Tribunaux de Bruxelles compétents.

Art. 14bis Obligations LBC/FT — Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Conformément à la loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, KLAVIA est soumise en tant qu'intermédiaire financier et prestataire de services à des obligations strictes de vigilance à l'égard de sa clientèle.

14bis.1 Vigilance à l'égard des clients

KLAVIA applique des mesures de vigilance standard ou renforcées selon les profils de risque identifiés :

• Identification et vérification : tout Utilisateur est soumis à une procédure de vérification d'identité (KYC). Pour les personnes morales, cette procédure inclut la vérification de l'existence légale, la structure de contrôle et l'identification des bénéficiaires effectifs (UBO).
• Surveillance des transactions : KLAVIA surveille les transactions réalisées sur la Plateforme afin d'identifier les opérations atypiques ou suspectes (montants élevés, fréquence inhabituelle, parties étrangères à risque, domaines d'activité sensibles).
• Scoring de risque : un système de scoring automatique LBC/FT est appliqué à chaque transaction. Les transactions présentant un score de risque élevé ou critique font l'objet d'une révision par le responsable de la conformité de KLAVIA.

14bis.2 Déclaration à la CTIF-CFI

Lorsqu'une transaction est identifiée comme suspecte après révision, KLAVIA est légalement tenue de la déclarer à la Cellule de traitement des informations financières (CTIF-CFI), autorité belge compétente en matière de LBC/FT. Cette déclaration est effectuée de manière confidentielle, sans en informer l'Utilisateur concerné (obligation de non-divulgation — « tipping off »).

14bis.3 Coopération des Utilisateurs

Les Utilisateurs s'engagent à coopérer pleinement avec les demandes d'information de KLAVIA dans le cadre de ses obligations LBC/FT. Le refus de fournir les informations requises peut entraîner la suspension immédiate du compte et le refus d'exécuter ou de maintenir toute relation commerciale.

14bis.4 Conservation des données LBC/FT

Les données collectées dans le cadre des obligations LBC/FT (documents KYC, informations UBO, historique des transactions surveillées) sont conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale, conformément à la loi du 18 septembre 2017.

Art. 15 Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies exclusivement par le droit belge, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois qui conduirait à l'application d'un autre droit.

En cas de litige relatif à l'interprétation, à la validité ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'engagent à tenter de résoudre leur différend à l'amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige.

À défaut d'accord amiable, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, sous réserve des règles impératives de compétence applicables aux consommateurs.

Art. 16 Contact et médiation

Pour toute question relative aux présentes CGU ou aux services de KLAVIA, les Utilisateurs peuvent contacter KLAVIA à l'adresse suivante :

Médiation pour le consommateur

Conformément à la loi belge du 4 avril 2014 portant insertion du livre XVI dans le Code de droit économique, tout consommateur ayant un litige avec KLAVIA peut faire appel au service de médiation pour le consommateur compétent.

Le Service de Médiation pour le Consommateur peut être contacté à l'adresse suivante : North Gate II, Boulevard du Roi Albert II, 8, bte 1, 1000 Bruxelles — www.mediationconsommateur.be

La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (RLL) est accessible à : ec.europa.eu/consumers/odr

Art. 17 Utilisation de la Marketplace Avocats

L'accès au module Marketplace & Annonces est réservé aux avocats inscrits et vérifiés sur KLAVIA. En utilisant ce module, l'Utilisateur accepte les conditions spécifiques suivantes :

• Les annonces publiées doivent être conformes aux règles déontologiques du barreau compétent. Toute publicité trompeuse, comparative ou contraire à l'éthique professionnelle est interdite ;
• Le transfert de dossiers et de notes de consigne via la plateforme ne libère pas l'avocat mandant de ses obligations de vigilance vis-à-vis de son client. Le secret professionnel reste applicable ;
• L'avocat remplaçant est personnellement responsable des actes accomplis dans le cadre de sa mission de remplacement ;
• Toute transaction finalisée via la Marketplace est soumise à la commission de service KLAVIA et à la génération automatique d'une facture Peppol (voir CGV Art. 18) ;
• L'utilisation de la Marketplace à des fins de démarchage systématique, de spam ou de contournement des règles professionnelles entraîne la suspension immédiate du compte.

Référence : Code de déontologie des avocats belges (O.V.B. / OBFG) — Directive 2006/123/CE (services dans le marché intérieur) — Règlement (UE) 2022/2065 (DSA).