Conditions Générales de Vente

Art. 1 Identification du vendeur

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») sont conclues entre KlavIA SRL et tout utilisateur ou client de la plateforme klavia.ai.

KLAVIA est une plateforme LegalTech qui met en relation des clients avec des avocats inscrits au barreau en Belgique, et fournit des outils juridiques assistés par intelligence artificielle.

Art. 2 Champ d'application

Les présentes CGV s'appliquent à l'ensemble des ventes et prestations de services effectuées par KlavIA SRL via la plateforme klavia.ai, à destination :

• des clients particuliers et professionnels (ci-après « Clients ») souhaitant réserver une consultation juridique ou utiliser des services IA ;
• des avocats (ci-après « Avocats ») souscrivant à un abonnement plateforme ;
• des professionnels non-avocats (ci-après « Professionnels ») inscrits sur la Marketplace Pro KLAVIA pour proposer des services complémentaires (experts-comptables, notaires, médiateurs, conseillers en entreprise, etc.).

Toute utilisation payante de la plateforme implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV, ainsi que des Conditions Générales d'Utilisation. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU pour les aspects commerciaux et financiers.

Référence : Code de droit économique (CDE), Livre VI — Pratiques du marché.

Art. 3 Services et tarifs

3.1 Plan gratuit — Ce qui est inclus et ses limites

KLAVIA propose un accès gratuit pour tous les utilisateurs souhaitant découvrir la plateforme. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles sans abonnement :

• Documents IA (Gratuit) : 2 documents générés par mois, modèles standard uniquement.
• Classeur IA (Gratuit) : 5 analyses de documents par mois, 2 résultats complets, stockage limité à 50 Mo.
• Recouvrement (Gratuit) : création de dossiers et relances automatiques illimitées.

3.2 Documents IA — Abonnements

Le service Documents IA permet la génération assistée par intelligence artificielle de documents juridiques personnalisés (contrats, lettres, actes types).

Les tarifs mentionnés pour les abonnements Documents IA s'entendent toutes taxes comprises (TTC). Les abonnements sont renouvelés automatiquement à chaque échéance et résiliables à tout moment depuis le tableau de bord.

3.3 Classeur IA — Abonnements

Le service Classeur IA permet le téléchargement, l'analyse et la classification intelligente de documents juridiques par l'intelligence artificielle (Claude/Anthropic).

3.4 Pack Trio — Documents IA + Classeur IA

Le Pack Trio regroupe les services Documents IA Pro et Classeur IA Pro à tarif préférentiel.

L'essai gratuit de 30 jours du Pack Trio est accessible à tout nouvel utilisateur n'ayant jamais souscrit à un abonnement payant. À l'issue de la période d'essai, l'abonnement est convertit automatiquement en abonnement payant, sauf résiliation avant l'expiration du délai.

3.4bis Caisse professionnelle — Service inclus

Le module Caisse professionnelle est accessible gratuitement à tout Avocat inscrit sur la Plateforme dans le cadre de son abonnement actif. Il permet de :

• Enregistrer, modifier et supprimer des opérations financières (revenus et dépenses professionnelles) ;
• Associer des opérations à des dossiers par référence libre ;
• Utiliser l'intelligence artificielle (extraction en langage naturel, OCR de factures) ;
• Consulter des statistiques financières (solde, évolution mensuelle, ventilation par catégorie) ;
• Exporter ses données en format CSV.

3.5 Recouvrement de créances — Honoraires et success fee

Le module de recouvrement de créances est opéré en partenariat avec Me Charles Épée, Cabinet Lexlau, inscrit au Barreau de Belgique (ci-après « l'Avocat partenaire recouvrement »). Les tarifs suivants s'appliquent aux actes réalisés par l'Avocat partenaire :

La TVA belge de 21 % s'applique aux honoraires fixes de l'Avocat partenaire. Les honoraires sont facturés par le Cabinet Lexlau directement au client. Le success fee est prélevé sur les sommes effectivement encaissées.

3.6 Recouvrement — Abonnements professionnels

Pour les professionnels ayant des volumes importants de dossiers de recouvrement, les abonnements suivants sont disponibles :

Les abonnements recouvrement sont facturés mensuellement et résiliables avec un préavis d'un mois. Les dossiers non utilisés dans le mois ne sont pas reportés.

3.7 Rôle de l'Avocat partenaire — Recouvrement

Le service de recouvrement est fourni en partenariat avec :

KLAVIA ne se substitue pas à l'Avocat partenaire et n'exerce aucune activité réservée aux avocats. Toute prestation nécessitant l'intervention d'un professionnel du droit est réalisée par l'Avocat partenaire sous sa responsabilité déontologique.

3.8 Signature électronique et archivage

La fonctionnalité de signature électronique est incluse dans les abonnements Pro. Elle permet l'apposition d'une signature électronique simple (eIDAS) sur les documents générés ou téléchargés. L'archivage des documents signés est assuré pendant la durée de l'abonnement et jusqu'à 5 ans après la clôture du dossier concerné.

3.7bis Booking d'avocats en ligne — Frais de plateforme

Le service de réservation en ligne d'avocats est accessible à tout Utilisateur, avec ou sans compte préalable. Les frais de plateforme facturés lors d'une réservation s'élèvent à 7,99 € HT + TVA belge 21 % = 9,67 € TTC. Ces frais sont perçus par KLAVIA à titre de rémunération pour les services de la plateforme (mise en relation, paiement sécurisé, visioconférence, rappels). Les honoraires de l'avocat sont convent directement entre le client et l'avocat et ne transitent pas nécessairement via KLAVIA.

Le booking peut s'effectuer via la page de réservation personnalisée de l'avocat (klavia.ai/rdv/[nom-prenom]) sans création de compte préalable. Un fichier iCalendar (.ics) est généré automatiquement. Les consultations se tiennent en vidéoconférence (Jitsi Meet), par audio ou en cabinet selon les modalités proposées par l'avocat.

3.7ter Profil public des avocats et annuaire

Les avocats inscrits sur KLAVIA bénéficient d'un profil public accessible via l'annuaire klavia.ai/avocats. Ce profil comprend : prénom, nom, photo, spécialités juridiques, langues de travail, localisation, tarifs indicatifs et disponibilités. La publication du profil est soumise à la validation préalable de KLAVIA et à la vérification KYC (voir Art. 14bis). L'avocat contrôle à tout moment la visibilité et le contenu de son profil depuis son tableau de bord.

3.7quat Formulaires d'intake et catégories juridiques

Lors de la prise de contact ou de la réservation, le client est invité à compléter un formulaire d'intake structuré permettant de qualifier sa demande juridique. Ces formulaires couvrent les principales catégories du droit belge (droit de la famille, droit des sociétés, droit du travail, droit immobilier, droit pénal, recouvrement de créances, etc.). Les informations saisies sont transmises à l'avocat concerné afin de préparer la consultation. Elles peuvent également être utilisées par l'assistant IA pour fournir un premier niveau d'information juridique.

3.8 Comptes clients : particuliers et sociétés

KLAVIA propose deux types de comptes clients :

• Particulier : compte individuel, accessible sur simple inscription avec pièce d'identité (carte d'identité ou passeport).
• Société / Entreprise : compte professionnel créé au nom d'une personne morale (SRL, SA, ASBL, etc.). L'ouverture de ce type de compte implique :

• La communication du numéro BCE/KBO de la société ;
• L'identité et la qualité du représentant personne physique (gérant, administrateur, mandataire, etc.) ;
• La déclaration des bénéficiaires effectifs (UBO) conformément à la loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
• La fourniture de documents KYC (extrait BCE, statuts, registre des actionnaires si requis).

3.9 Abonnements avocats — Plans et tarifs

Les avocats souhaitant proposer leurs services sur KLAVIA peuvent souscrire à l'un des plans disponibles, facturés mensuellement via Stripe. Les tarifs actualisés et les fonctionnalités détaillées de chaque plan sont consultables sur klavia.ai/avocats et dans le tableau de bord avocat. Les tarifs ci-dessous sont indicatifs et peuvent être mis à jour avec un préavis de 30 jours :

Les abonnements sont facturés mensuellement via Stripe. KLAVIA se réserve le droit de modifier ses tarifs moyennant un préavis minimum de 30 jours par courriel. La résiliation est possible à tout moment depuis le tableau de bord ; elle prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

3.10 Pro Deo — Aide juridique de 2ème ligne

KLAVIA propose un module Pro Deo permettant aux Clients remplissant les conditions d'éligibilité légales d'accéder à une assistance juridique gratuite ou à tarif réduit, conformément à la loi belge du 23 novembre 1998 relative à l'aide juridique et à ses arrêtés d'exécution.

Conditions d'éligibilité :

• Revenus mensuels nets inférieurs aux seuils fixés par le Bureau d'Aide Juridique (BAJ) compétent ;
• Absence de couverture suffisante par une assurance protection juridique ;
• Dossier relevant de la compétence des juridictions belges.

L'éligibilité est déclarée par l'Utilisateur sous sa seule responsabilité. KLAVIA se réserve le droit de vérifier les informations fournies et de suspendre l'accès au service Pro Deo en cas de déclaration erronée. La fausse déclaration d'éligibilité engage la responsabilité civile de l'Utilisateur.

Art. 4 Modalités de paiement

Les paiements sont traités exclusivement via Stripe, prestataire de services de paiement certifié PCI-DSS. KLAVIA n'a accès à aucune donnée bancaire brute de l'utilisateur. Stripe agit en qualité de sous-traitant de traitement des paiements, dans le respect du RGPD.

Moyens de paiement acceptés :

• Carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express)
• Bancontact (système belge de paiement électronique)

Le paiement est exigible immédiatement à la confirmation de la souscription ou de la commande. Pour les abonnements (Documents IA, Classeur IA, Pack Trio, abonnements recouvrement), le paiement est prélevé automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle selon le choix effectué). L'utilisateur est prévenu par courriel 7 jours avant chaque renouvellement annuel.

Art. 5 Facturation et TVA

KlavIA SRL est assujettie à la TVA belge sous le numéro BE 1037.382.633. Ce numéro est mentionné sur chaque facture émise.

Une facture est émise automatiquement pour chaque transaction payante et transmise à l'adresse e-mail de l'utilisateur. Les factures sont également accessibles depuis le tableau de bord utilisateur.

• Abonnements Documents IA, Classeur IA, Pack Trio : tarifs affichés TTC, TVA 21 % incluse.
• Abonnements recouvrement (Starter, Business, Enterprise) : tarifs affichés HTVA, TVA belge 21 % applicable en sus.
• Honoraires fixes recouvrement (Avocat partenaire Cabinet Lexlau) : facturés HTVA, TVA belge 21 % applicable selon le statut TVA de l'avocat.
• Success fee recouvrement : calculé sur le montant encaissé HT, TVA applicable selon la situation.

Les clients professionnels (B2B) souhaitant une facture avec leur numéro de TVA d'entreprise doivent renseigner celui-ci dans les paramètres de leur compte avant toute transaction.

Art. 6 Droit de rétractation

Référence : Code de droit économique, art. VI.47 et suivants — Directive 2011/83/UE transposée.

Conformément à la législation belge sur les droits des consommateurs, tout client consommateur (B2C) bénéficie d'un droit de rétractation de 14 jours calendriers à compter de la date d'achat, sans avoir à justifier sa décision ni à supporter de pénalités.

Pour exercer votre droit de rétractation, contactez-nous à contact@klavis.be en mentionnant votre numéro de commande et la mention « Exercice du droit de rétractation ». Le remboursement sera effectué dans les 14 jours suivant la réception de votre demande, via le même moyen de paiement utilisé lors de la transaction.

Le droit de rétractation ne s'applique pas aux clients professionnels (B2B).

Art. 7 Politique d'annulation et remboursement

7.1 Annulation par le client

Un client peut annuler une consultation réservée selon les conditions suivantes :

L'annulation doit être effectuée directement depuis le tableau de bord client ou par courriel à contact@klavis.be, avec mention du numéro de réservation.

7.2 Annulation par l'avocat

Si un avocat annule une consultation confirmée, le client est remboursé intégralement (frais de réservation inclus) dans un délai de 5 jours ouvrables.

7.3 Abonnements (Documents IA, Classeur IA, Pack Trio, Recouvrement)

Tout abonnement KLAVIA peut être résilié à tout moment depuis le tableau de bord de l'utilisateur, sans frais ni pénalité. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours (mensuelle ou annuelle). Aucun remboursement partiel de la période déjà payée n'est accordé, sauf exercice du droit de rétractation légal dans les conditions de l'article 6.

• Abonnement mensuel : résiliable jusqu'au dernier jour de la période en cours. L'accès reste actif jusqu'à la fin du mois payé.
• Abonnement annuel : résiliable à tout moment. L'accès reste actif jusqu'à la fin de l'année payée. Aucun remboursement prorata n'est prévu pour les mois restants, sauf cas exceptionnel apprécié par KLAVIA.
• Essai gratuit Pack Trio (30 jours) : la résiliation avant la fin de la période d'essai n'entraîne aucun prélèvement. Passé ce délai sans résiliation, l'abonnement mensuel est activé automatiquement.
• Abonnements recouvrement (Starter, Business, Enterprise) : résiliables avec un préavis d'un mois calendrier notifié par courriel à contact@klavis.be.

Art. 8 Répartition des revenus

KLAVIA collecte le montant total dû par le client (frais de réservation + honoraires de l'avocat) en une seule transaction sécurisée via Stripe.

• Les honoraires de l'avocat lui sont reversés déduction faite de la commission KLAVIA, selon les modalités définies dans le contrat d'affiliation avocat.
• Les frais de réservation (9,67 € TTC) sont conservés intégralement par KLAVIA à titre de rémunération pour les services de la plateforme.
• Les virements aux avocats sont traités via Stripe Connect, selon le calendrier de virement en vigueur (généralement J+2 à J+7 après la consultation).

Art. 8bis Plans de paiement échelonné et demandes d'engagement

8bis.1 Plans de paiement échelonné

KLAVIA propose aux avocats partenaires (abonnements Essentiel, Premium et Cabinet) un système de plans de paiement échelonné permettant de ventiler les honoraires d'un client en plusieurs tranches.

Le client reçoit par courriel un échéancier complet dès l'activation du plan. Tout échec de prélèvement déclenche une notification automatique à l'avocat et au client. En cas de retard supérieur à 15 jours calendriers, l'avocat peut annuler le plan de paiement depuis son tableau de bord.

8bis.2 Demandes d'engagement

Le module « Demandes client » permet à l'avocat d'envoyer au client une demande formelle d'engagement comprenant :

• La description de la prestation juridique (service / procédure) ;
• Le montant total des honoraires HT et les échéances si plan échelonné ;
• Les documents requis du client (liste de pièces justificatives) ;
• Les conditions générales d'intervention de l'avocat (PDF joint, optionnel) ;
• Un lien de signature électronique et de paiement.

Le client reçoit la demande par courriel et via son espace personnel KLAVIA. Il peut signer électroniquement les conditions de l'avocat et initier le paiement directement depuis l'interface dédiée. La demande d'engagement passe par les statuts suivants :

Art. 8ter Services numériques additionnels inclus

Les services suivants sont inclus dans les abonnements avocats concernés, sans facturation additionnelle, et sont soumis aux présentes CGV :

• Messagerie sécurisée avocat-client : service de messagerie interne chiffré permettant des échanges confidentiels dans le cadre des dossiers. Le contenu des messages est soumis au secret professionnel de l'avocat. La messagerie ne peut pas être utilisée à des fins de prospection commerciale ou de spam.
• Visioconférence (Jitsi Meet) : chaque consultation réservée en vidéo donne lieu à la génération d'un lien de visioconférence unique via Jitsi Meet. KLAVIA ne stocke pas les enregistrements des appels vidéo. La responsabilité technique de la qualité de la connexion incombe aux deux parties.
• Gestion des disponibilités et calendrier : les avocats gèrent leurs créneaux disponibles via le calendrier intégré. KLAVIA ne peut garantir la disponibilité en temps réel des créneaux entre la consultation et la confirmation de réservation.
• Contrats types générés par IA : le module de génération de contrats types permet à l'avocat de créer des contrats personnalisés assistés par intelligence artificielle (Claude/Anthropic). Ces contrats sont fournis à titre d'outil de travail et demeurent sous la responsabilité déontologique de l'avocat qui les utilise.
• KYC avocat : la vérification d'identité des avocats inscrits (barreau, identité, numéro de TVA) est obligé avant toute publication du profil. KLAVIA se réserve le droit de suspendre tout profil n'ayant pas satisfait à la vérification KYC dans un délai raisonnable.
• Notifications en temps réel : les utilisateurs reçoivent des notifications (nouveaux messages, rappels de consultation, paiements) via l'interface de la Plateforme et par courriel. Ces notifications peuvent être paramétrées depuis le tableau de bord.

Art. 9 Obligations des parties

9.1 Obligations de KLAVIA

• Mettre à disposition une plateforme fonctionnelle et sécurisée.
• Traiter les paiements de manière sécurisée via Stripe.
• Émettre les factures conformément à la réglementation belge.
• Reverser les honoraires aux avocats selon les conditions convenues.
• Traiter les demandes de remboursement dans les délais impartis.
• Protéger les données personnelles conformément au RGPD.

9.2 Obligations du client

• Fournir des informations exactes et à jour lors de l'inscription.
• Honorer les consultations réservées ou annuler dans les délais impartis.
• Régler les sommes dues en temps et en heure.
• Ne pas utiliser la plateforme à des fins frauduleuses ou illicites.

9.3 Obligations de l'avocat

• Etre inscrit au barreau et maintenir son habilitation à exercer.
• Honorer les consultations confirmées ou prévenir en cas d'empêchement.
• Respecter les tarifs affichés sur son profil.
• Respecter le secret professionnel et les règles déontologiques applicables.

9.4 Obligations spécifiques des clients « société »

Les clients ayant ouvert un compte « Société / Entreprise » s'engagent à :

• Fournir un extrait BCE/KBO à jour et des statuts de la société dans un délai de 30 jours suivant l'inscription ;
• Déclarer tous les bénéficiaires effectifs (UBO) détenant directement ou indirectement ≥ 25 % du capital ou des droits de vote ;
• Notifier KLAVIA de tout changement dans la structure actionnariale ou la représentation légale dans un délai de 15 jours ;
• Coopérer pleinement aux vérifications KYC/LBC requises par la législation applicable.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner la suspension ou la résiliation du compte, sans préjudice des obligations légales de signalement de KLAVIA.

9.5 Obligations des Professionnels (Marketplace Pro)

Les utilisateurs inscrits en tant que « Professionnel » (rôle « pro ») sur la Marketplace Pro KLAVIA s'engagent à :

• Fournir des informations exactes et à jour sur leur profil (catégorie professionnelle, qualifications, coordonnées) ;
• Ne pas se présenter comme avocat ou exercer des activités réservées à des professions réglementées sans en détenir les qualifications requises ;
• Respecter toutes les obligations légales et déontologiques applicables à leur profession ;
• Ne pas contacter les clients KLAVIA à des fins commerciales en dehors du cadre de la plateforme ;
• Configurer correctement la visibilité de leur profil (« public » ou « lien uniquement ») en fonction de leurs souhaits de référencement.

KLAVIA se réserve le droit de suspendre ou supprimer tout profil professionnel ne respectant pas ces obligations ou portant atteinte à l'image de la plateforme.

Art. 10 Garanties et responsabilités

10.1 Statut d'intermédiaire technique

KLAVIA agit exclusivement en qualité d'intermédiaire technique mettant en relation des clients avec des avocats inscrits au barreau. KLAVIA n'est pas elle-même un cabinet d'avocats, n'exerce aucune profession juridique réglementée, et n'est pas partie à la relation avocat-client qui s'établit lors d'une consultation. La responsabilité de KLAVIA est donc strictement limitée à ses obligations d'intermédiaire, conformément à la directive e-commerce (2000/31/CE) transposée en droit belge par la loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information.

10.2 Disponibilité de la Plateforme

KLAVIA met tout en œuvre pour assurer la disponibilité de la Plateforme 24h/24 et 7j/7, mais ne peut garantir une disponibilité absolue. Des interruptions pour maintenance préventive ou corrective, pour causes de force majeure (voir Art. 15), ou suite à des défaillances de sous-traitants essentiels sont possibles. KLAVIA s'engage à notifier les interruptions planifiées avec un préavis raisonnable.

10.3 Exclusions de responsabilité

KLAVIA ne peut être tenue responsable :

• du contenu des consultations juridiques fournies par les avocats, qui agissent en qualité de professionnels indépendants soumis à leurs propres règles déontologiques ;
• des décisions prises par le client sur la base des conseils reçus d'un avocat ou des réponses de l'assistant IA ;
• des erreurs, imprécisions ou omissions dans les documents et analyses générés par l'intelligence artificielle, lesquels sont fournis à titre indicatif et ne constituent pas des avis juridiques au sens du droit belge ;
• des dommages indirects, manques à gagner, pertes de revenus, d'opportunité ou préjudices consécutifs, même si KLAVIA a été informée de leur possibilité ;
• des interruptions de service imputables à un cas de force majeure (Art. 15) ou à une défaillance de prestataires tiers (Stripe, Supabase, OVH, Jitsi Meet, Anthropic) ;
• de l'utilisation frauduleuse ou détournée des services de la Plateforme par un utilisateur ou par un tiers non autorisé, dès lors que KLAVIA a mis en œuvre les mesures de sécurité raisonnables.

10.4 Plafonnement de responsabilité

En tout état de cause et sauf faute grave ou dol de KLAVIA, la responsabilité totale de KLAVIA envers un utilisateur est limitée au montant effectivement payé par cet utilisateur à KLAVIA au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la responsabilité invoquée.

Art. 11 Litiges et médiation

En cas de litige relatif à l'exécution des présentes CGV, le client est invité à contacter KLAVIA en premier lieu à l'adresse contact@klavis.be afin de rechercher une solution amiable.

Si aucune solution amiable n'est trouvée dans un délai de 30 jours, le consommateur belge peut avoir recours à :

• Le Service de Médiation pour le Consommateur (mediationconsommateur.be) pour les litiges B2C — service gratuit ;
• La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (ec.europa.eu/consumers/odr) ;
• Les Tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, conformément à l'article 12 ci-dessous.

Art. 12 Droit applicable

Les présentes CGV sont régies par le droit belge, notamment le Code de droit économique (CDE) et le Code civil belge.

En cas de litige, les Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront seuls compétents, sous réserve des dispositions impératives applicables aux consommateurs.

Art. 13 Modifications

KLAVIA se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par courriel ou notification sur la plateforme, avec un préavis minimum de 30 jours.

La poursuite de l'utilisation des services aprés l'entrée en vigueur des nouvelles CGV vaut acceptation de celles-ci. En cas de refus, l'utilisateur peut résilier son abonnement sans pénalité avant la date d'entrée en vigueur.

Version 3.2 — En vigueur depuis le 6 avril 2026. Remplace et annule la version 3.1 du 4 avril 2026.

Art. 14 Contact

Art. 14bis Conformité LBC/FT — Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

14bis.1 Obligations légales de KLAVIA

KLAVIA est soumise aux obligations de la loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (LBC/FT). À ce titre, KLAVIA :

• Applique des mesures de vigilance à l'égard de ses clients (KYC — Know Your Customer) proportionnelles au risque ;
• Effectue une évaluation automatisée du risque LBC/FT pour chaque transaction significative (nature de l'opération, montant, récurrence, statut KYC des parties) ;
• Procède à des déclarations auprès de la Cellule de traitement des informations financières (CTIF-CFI) en cas de soupçons fondés de blanchiment ou de financement du terrorisme ;
• Conserve les données et documents KYC/LBC pendant une durée minimale de 10 ans après la fin de la relation contractuelle.

14bis.2 Coopération des utilisateurs

Tout utilisateur est tenu de :

• Répondre sans délai aux demandes de renseignements ou de documents complémentaires formulées par KLAVIA dans le cadre de ses obligations LBC/FT ;
• S'abstenir d'utiliser la plateforme à des fins de blanchiment, d'évasion fiscale ou de financement du terrorisme.

Le refus de coopérer ou la fourniture de faux documents entraîne la suspension immédiate du compte et peut faire l'objet d'un signalement aux autorités compétentes.

14bis.3 Confidentialité des déclarations

Conformément à l'article 55 de la loi du 18 septembre 2017, KLAVIA est soumise à une interdiction de divulgation (tipping-off) : il lui est interdit d'informer l'utilisateur concerné ou des tiers qu'une déclaration de soupçon a été effectuée auprès de la CTIF-CFI ou qu'une enquête LBC est en cours.

Référence légale : Loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme — M.B. 6 octobre 2017.

Art. 15 Force majeure

Référence : Art. 5.225 du Code civil belge (entré en vigueur le 1er janvier 2023).

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'exécution retardée ou de l'inexécution de ses obligations contractuelles lorsque cela résulte d'un événement de force majeure au sens de l'article 5.225 du Code civil belge, c'est-à-dire un événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la partie qui l'invoque, qui rend l'exécution de l'obligation temporairement ou définitivement impossible.

Constituent notamment des cas de force majeure, sans que cette liste soit exhaustive :

• Cyberattaques, actes de piratage informatique ou d'intrusion malveillante de grande ampleur affectant l'infrastructure de KLAVIA ou de ses sous-traitants essentiels (Supabase, OVH, Stripe) ;
• Défaillances techniques prolongées imputables à des prestataires tiers indispensables au fonctionnement de la Plateforme, dès lors que ces défaillances ne résultent pas d'une faute de KLAVIA ;
• Catastrophes naturelles, intemperies exceptionnelles, épidémies ou pandémies officiellement déclarées par les autorités compétentes ;
• Décisions administratives ou judiciaires contraignantes (état d'urgence, injonction de blocage, réquisition) ;
• Greves générales ou conflits sociaux généralisés rendant l'exécution du service objectivement impossible ;
• Interruptions du réseau internet de portée nationale ou européenne affectant la disponibilité des services de cloud.

La force majeure ne peut en aucun cas être invoquée par l'utilisateur pour se soustraire à ses obligations de paiement relatives à des services déjà exécutés préalablement à la survenance de l'événement invoqué.

Art. 16 Arbitrage et règlement des litiges (CEPANI)

Référence : Loi belge du 19 mai 1998 relative à l'arbitrage (Partie VI du Code judiciaire) — Règlement CEPANI 2023.

16.1 Primauté du règlement amiable

Tout différend survenant entre KLAVIA et un Utilisateur dans le cadre de l'interprétation, de l'exécution ou de la rupture des présentes CGV fera l'objet d'une tentative préalable de règlement amiable. L'Utilisateur est invité à adresser sa réclamation à contact@klavis.be. KLAVIA s'engage à y répondre dans un délai de 15 jours ouvrables.

16.2 Médiation consommateur (B2C)

Pour les litiges opposant KLAVIA à un client consommateur (B2C), le consommateur peut, après échec du règlement amiable, faire appel au Service de Médiation pour le Consommateur (Mediationconsommateur.be), conformément au Livre XVI du Code de droit économique :

16.3 Clause compromissoire (B2B)

Pour les litiges entre KLAVIA et un Utilisateur agissant dans le cadre de son activité professionnelle (B2B), les parties conviennent de soumettre tout différend, y compris les questions relatives à la validité, l'interprétation, l'exécution ou la résolution des présentes CGV, à l'arbitrage du CEPANI (Centre belge d'Arbitrage et de Médiation), conformément à son règlement en vigueur :

La sentence arbitrale sera définitive et contraignante pour les parties. Elle sera exécutée conformément aux dispositions du Code judiciaire belge (Art. 1717 et suivants). Le recours à l'arbitrage est exclu pour les consommateurs qui bénéficient des dispositions protectrices du Code de droit économique belge.

16.4 Juridiction subsidiaire

À défaut d'accord amiable et en dehors du champ de la clause compromissoire B2B, tout litige sera porté devant les Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, lesquels seront seuls compétents, sous réserve des règles impératives de compétence protectrices des consommateurs.

17.1 Nature du service Marketplace

KLAVIA propose aux avocats inscrits et vérifiés un module Marketplace & Annonces (accessible via remplacement.html) permettant de publier et consulter des annonces professionnelles entre avocats, notamment :

• Demandes de remplacement (audiences, plaidoiries, permanences) ;
• Cessions de fonds de clientèle ou de cabinet ;
• Offres d'emploi et recrutement de collaborateurs ;
• Prestations (traduction juridique, expertise, conseil) ;
• Location de bureaux équipés ou de salles de réunion.

KLAVIA agit exclusivement en qualité d'intermédiaire technique. Les transactions conclues via la Marketplace sont des contrats conclus directement entre avocats, sous leur seule responsabilité professionnelle et déontologique.

17.2 Accès réservé aux avocats vérifiés

La publication d'annonces et la prise de contact via la Marketplace sont réservées aux utilisateurs disposant du rôle avocat et dont le compte est marqué vérifié par KLAVIA. La vérification implique la production d'une preuve d'inscription au barreau compétent. KLAVIA se réserve le droit de suspendre l'accès en cas de perte du statut d'avocat ou de radiation.

17.3 Transfert de dossier et note de consigne

Dans le cadre d'un remplacement, l'avocat mandant peut transférer à l'avocat remplaçant :

• Le dossier de plèce (documents PDF, actes de procédure) via le stockage chiffré KLAVIA ;
• Une note de consigne audio dictée directement dans la plateforme.

Ces fichiers sont stockés dans des buckets Supabase à accès restreint (RLS) et ne sont accessibles qu'aux deux parties de la transaction. Ils sont automatiquement supprimés 90 jours après clôture de la transaction, sauf obligation légale de conservation.

17.4 Rapport de remplacement et responsabilité

Après exécution du remplacement, l'avocat remplaçant adresse un rapport d'éxécution à l'avocat mandant via la plateforme. Ce rapport est conservé dans le dossier de transaction. La responsabilité professionnelle de chaque avocat reste régie par les règles déontologiques de son barreau. KLAVIA décline toute responsabilité quant au contenu des actes accomplis lors du remplacement.

17.5 Commission KLAVIA sur les transactions Marketplace

KLAVIA prélève une commission de service sur les transactions finalisées via la Marketplace, selon le barème en vigueur publié sur la plateforme. Aucune commission n'est prélevée sur les annonces gratuites (sans montant financier) ni sur les transactions réglées en dehors de la plateforme. La commission est clairement affichée avant toute confirmation de transaction.

17.6 Annonces et contenu interdit

Sont interdites sur la Marketplace toute annonce :

• Contraire aux règles déontologiques du barreau compétent (notamment en matière de publicité comparative ou trompeuse) ;
• Portant sur des activités illicites ou des services non couverts par l'assurance RC professionnelle obligatoire ;
• Contenant des informations couvertes par le secret professionnel sans anonymisation préalable.

KLAVIA se réserve le droit de supprimer toute annonce non conforme sans préavis.

18.1 Standard Peppol et cadre légal

KLAVIA intègre le standard de facturation électronique Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) pour les transactions finalisées via la Marketplace. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est le réseau européen interopérable de facturation électronique, obligatoire pour la facturation B2G en Belgique depuis le 1er mars 2024 (Arrêté royal du 9 mars 2022).

18.2 Génération des factures

Lorsqu'une transaction Marketplace atteint le statut règlement, KLAVIA génère automatiquement :

• Un fichier XML UBL 2.1 conforme au profil Peppol BIS Billing 3.0, contenant l'identification des parties (nom, adresse, numéro d'entreprise), le montant HT, la TVA applicable (21 % si assujetti), et le montant TTC ;
• Un identifiant de facture unique au format KLAVIA-MKTPL-[ANNEE]-[ID] ;
• Un PDF lisible joint à la facture XML, accessible dans le tableau de bord des deux parties.

18.3 Transmission et accès point Peppol

La transmission effective sur le réseau Peppol requiert l'intervention d'un Access Point certifié (ex. : B2Brouter, Basware, Mercurius). En phase de lancement, KLAVIA fournit le fichier XML téléchargeable pour transmission manuelle via l'Access Point de l'utilisateur. L'intégration automatique avec un Access Point certifié est prévue dans une prochaine mise à jour.

18.4 Responsabilité fiscale

Chaque avocat est responsable de la déclaration et du versement de la TVA conformément à sa situation fiscale personnelle (assujetti ou non). KLAVIA ne se substitue pas aux obligations fiscales de l'utilisateur. Les informations relatives à la TVA figurant sur la facture sont basées sur les données saisies par l'utilisateur lors de la création de son profil.

18.5 Conservation des factures

Les factures générées via KLAVIA sont conservées pendant une durée de 7 ans conformément à l'article 60 du Code de la TVA belge et à l'article III.86 du Code de droit économique. Elles sont accessibles à tout moment depuis le tableau de bord Marketplace de l'utilisateur.